晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：

　　签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。

　　女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

　　当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。

　　其他事项：

　　其他事项包括：注意事项、事由、备查、附件、附言等。

　　注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边。

　　事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。

　　备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

　　附件（Enclosure，缩写为Encl），在“发信人及打字员姓名首字”下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点。如：Encl.：One check（指附有一张支票）；Encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）。

　　附言（Postscript的缩写P. S.）。“附言”要用得合理，一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时，或信文写完后，又有新情况而又必须通知对方时，才能使用。它通常用P.S.开头，写在信的最后一行，附件下一行处。

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